Documentos necessários para iniciar um trabalho de perícia contábil

A lista documental deve nascer do escopo

Antes de solicitar documentos, a equipe deve definir as perguntas técnicas. Se o objeto é verificar comissões, serão necessários o contrato, os critérios de elegibilidade, a base de vendas, cancelamentos, pagamentos e conciliações.

A relação entre pergunta e documento ajuda a justificar cada solicitação, aplicar o princípio da necessidade e identificar rapidamente o efeito de uma pendência. Também evita pedidos excessivamente amplos, difíceis de cumprir e pouco úteis ao exame.

Categorias de documentos frequentemente analisadas

Livros e registros contábeis

Balancetes e demonstrações são sínteses. Para verificar transações, o perito pode precisar do razão detalhado, diário, plano de contas, lançamentos de encerramento e conciliações. O arquivo deve informar entidade, período, moeda, unidade, critérios de sinal e estrutura dos campos.

Os saldos devem ser conciliados com demonstrações e documentos de suporte. Diferença de total não deve ser resolvida por ajuste sem explicação. É necessário identificar lançamentos manuais, estornos, reclassificações, duplicidades e movimentos posteriores à data-base que possam afetar a leitura.

Contratos e documentos de suporte

O contrato define obrigações e bases de cálculo, mas aditivos, anexos, ordens de serviço, medições e comunicações podem alterar a aplicação prática. A equipe deve preservar a versão assinada e identificar claramente minutas, documentos substituídos e instrumentos vigentes em cada período.

Comprovantes devem ser ligados ao registro que pretendem sustentar. Uma nota fiscal isolada demonstra emissão, mas pode não comprovar entrega, aceite ou pagamento. A combinação de pedido, nota, comprovante, recebimento e registro contábil oferece evidência mais consistente, conforme o objeto.

Bases de dados e arquivos nativos

Para grandes volumes, PDFs e capturas de tela raramente são suficientes. Sempre que possível, devem ser fornecidos arquivos nativos ou exportações estruturadas, acompanhados de dicionário de dados. O dicionário explica campos, formatos, códigos, chaves, valores nulos, regras de negócio e tabelas relacionadas.

• Preservar o arquivo original e trabalhar em cópia controlada.
• Registrar data de extração, sistema de origem, filtros e responsável.
• Usar identificadores únicos para permitir cruzamento entre tabelas.
• Informar fuso horário, moeda, separador decimal e convenção de datas.
• Conciliar totais da base com relatórios de controle ou registros contábeis.
• Documentar exclusões, tratamentos de duplicidade e campos calculados.
• Gerar hash ou outro controle de integridade quando a criticidade justificar.

Termo de diligência e solicitações formais

A boas práticas profissionais (R2) define o termo de diligência como instrumento pelo qual o perito solicita livros, documentos, coisas, dados e informações necessários ao laudo ou parecer.

Uma solicitação eficiente organiza itens por assunto, define formato, período e responsável e evita expressões vagas como todos os documentos relacionados.

Índice documental e controle de versões

Todo arquivo recebido deve ser registrado em índice com identificador, descrição, origem, período, data de recebimento, formato, versão e restrição de acesso. Se um documento for substituído, a versão anterior não deve desaparecer sem registro.

Proteção de dados e confidencialidade

Documentos periciais podem conter dados pessoais, informações financeiras, segredos comerciais e comunicações protegidas. A proteção de dados exige finalidade, adequação, necessidade, qualidade, segurança, prevenção e responsabilização.

A equipe deve aplicar acesso por necessidade, autenticação adequada, canais seguros, registro de compartilhamentos e política de retenção. Dados irrelevantes ao objeto podem ser segregados ou minimizados. Qualquer anonimização ou mascaramento precisa preservar os campos necessários para os testes e ser documentado.

Como tratar documentos ausentes ou inconsistentes

A ausência deve ser classificada. O documento pode não existir, estar indisponível, ter sido solicitado e não entregue ou ter sido substituído por fonte alternativa. Cada situação produz efeito diferente.

Inconsistências entre fontes também precisam de reconciliação. Quando o total do razão não corresponde à base operacional, a diferença deve ser aberta por período, conta ou transação. Escolher a fonte que favorece determinada hipótese sem justificar confiabilidade compromete o trabalho.

Exemplo de solicitação documental por etapas

Em uma controvérsia de prestação de contas, a primeira etapa pode solicitar decisão ou contrato que define o dever de prestar contas, relação de contas bancárias, razão contábil, extratos e plano de contas.

Se a base contém centenas de milhares de transações, a equipe pode solicitar exportação completa e, após análise de dados, selecionar documentos de suporte. A seleção deve ser documentada: regra aplicada, população, exceções e motivo pelo qual determinados itens foram examinados integralmente.

Critérios para avaliar suficiência documental

• Relevância: o documento se relaciona diretamente à pergunta e ao período do escopo.
• Autenticidade e origem: é possível identificar quem produziu o arquivo e de qual sistema ou repositório ele veio.
• Integridade: o conteúdo está completo e sem alteração não explicada.
• Consistência: valores e eventos são compatíveis com outras fontes independentes ou conciliáveis.
• Granularidade: o nível de detalhe permite executar o teste e explicar o resultado.
• Temporalidade: a evidência corresponde à data-base e não incorpora informação posterior sem tratamento.

Checklist de preparação documental

• Relacionar cada documento a uma pergunta do escopo.
• Identificar entidade, período, moeda e sistema de origem.
• Preservar originais e criar cópias de trabalho controladas.
• Preparar índice documental e convenção de nomes.
• Fornecer arquivos nativos e dicionário de dados quando aplicável.
• Conciliar bases com relatórios de controle e demonstrações.
• Registrar versões, substituições e responsáveis pelo envio.
• Definir perfis de acesso, canais seguros e prazo de retenção.
• Manter lista de pendências e impacto técnico de cada ausência.

Conclusão

A documentação adequada não é a maior quantidade de arquivos, mas o conjunto suficiente, íntegro e rastreável para responder ao objeto. A organização deve começar pelo escopo, preservar a origem dos dados e permitir conciliações.